Link

         Dalam materi Otomatisasi kita dituntut untuk dapat mengoperasikan program-program Microsoft Office seperti Microsoft Word yang biasa digunakan untuk mengolah kata, Microsoft Excel yang digunakan untuk mengolah angka, dan Microsoft Powerpoint yang digunakan untuk membuat presentasi.

Video cara mengetik 10 Jari

      Memang cukup sulit untuk bisa menguasai mengetik dengan 10 jari. Namun jika kita tekun untuk belajar mengetik 10 jari secara rutin kesulitan itu tidak akan pernah kita jumpai. Hasil yang kita dapatkan selama proses belajar mengetik 10 jari dengan tekun pasti akan memuaskan, kita bisa mengetik dengan10 jari secara cepat. Berikut ini adalah video cara mengetik 10 jari yang benar 

Contoh Brosur dan Kartu Nama

Contoh Brosur

Contoh Kartu Nama 

Microsoft Excel

A.   Pengertian Microsoft Excel

       Microsoft Excel adalah sebuah program atau aplikasi yang merupakan bagian dari paket installasi Microsoft Office, berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang terdiri dari baris dan kolom untuk mengeksekusi perintah. Microsoft Excel telah menjadi software pengolah data / angka terbaik di dunia, selain itu Microsoft Excel telah didistribusikan secara multi-platform. Microsoft Excel tidak hanya tersedia dalam platform Windows, Microsoft Excel juga tersedia di MacOS, Android dan Apple.

B.   Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Excel

      Kelebihan Microsoft Excel

1. User interface yang mudah untuk dipahami.
2. Kompatibilitas dengan berbagai platform/system operasi.
3. Mudah dipelajari untuk pengguna pemula.
4. Tersedia licensi dalam versi grosir.
5. Mempunyai extensi (.xls) terpopuler untuk software spreadsheet.
6. Dapat membaca extensi standar spreadsheet (.csv).
7. Fitur pivot untuk mempermudah memanagemen data.
8. Spreadsheet yang besar, dapat digunakan sebagai alternatif SQL untuk penggunaan sederhana.
9. Resource RAM dan memory kecil dibanding program sejenis.
10. Digunakan oleh berbagai industri, instansi dan pekerjaan.
11. Mendukung Visual Basic
12. Menyediakan fitur Research Pane untuk mempermudah mencari referensi analisis data dengan
13. Microsoft Excel menurut para ahli terkait topik yang diteliti.

       Kekurangan Microsoft Excel

1. Akses fungsi tertentu seperti fungsi statistik terbatas.
2. Jumlah sel terbatas.
3. Add-ins untuk disipilin ilmu tertentu seperti neural network, fuzzy logic tidak powerfull dibandingkan software sejenis contoh: MATLAB dan SAS .

s

C.    Fungsi Microsoft Excel

·         Membuat, mengedit, mengurutkan, menganalisis, meringkas, dan memformat data serta grafiknya.

·         Membuat catatan keuangan dan anggaran keuangan.

·         Menghitung dan mengelola investasi, pinjaman, penjualan, inventaris, dll.

·         Melakukan analisis dan riset harga.

·         Melakukan perhitungan statistika.

·         Membantu berbagai sektor bisinis untuk mempermudah melakukan laporan keuangan.

·         Membuat daftar nilai sekolah maupun universitas.

·         Konversi mata uang.

·         Membuat grafik persamaan matematika.

·         Membuat program Excel dengan Visual Basic.

·         Melakukan penelitian dengan berbagai metode penelitian.

·         Sarana pembelajaran komputer dan logika.

D.    Rumus- rumus  Microsoft Excel

• AVERAGE

Pada Excel terdapat rumus average. Di rumus ini, fungsinya untuk mendapatkan nilai rata-rata yang dihasilkan dari kumpulan data yang dibuat. Untuk menggunakannya, cara sebagai berikut,Anda tuliskan rumusnya

=AVERAGE(number 1, number 2, dan seterusnya).

Number 1, 2, dan seterusnya ini merupakan kumpulan data yang nantinya akan dicari nilai rata-ratanya. Contoh : Ketika anda mengisi nilai rata-rata dari kolom B2 hingga B6, maka anda bisa menggunakan rumus =AVERAGE(B2:b6) dan akhiri dengan tombol Enter.

• SUM

Rumus SUM pada MS. Excel dipakai untuk menjumlah sekumpulan data di dalam sebuah kumpulan data. Untuk penulisannya yaitu

=SUM(number1, number2, dan seterusnya).

Untuk number1, number2, dan seterusnya ini merupakan range data yang akan dijumlah. Misalnya, saat anda akan menjumlahkan kolom B2-B8 dan C2 hingga C8, maka penulisannya yaitu =SUM(B2:B8,C2:C8). 

• MAX

Rumus MAX pada ms. Excel digunakan untuk mencari nilai paling tinggi dari suatu kumpulan data. Untuk menggunakannya dituliskan dengan cara

=MAX(number1, number 2, dan seterusnya)

Number 1, 2, dan seterusnya ini merupakan range data yang akan dicari nilai tertingginya. Untuk mencari nilai tertinggi pada data yang dituliskan pada kolom D4 sampai D11, maka penulisan rumusnya adalah sebagai berikut : =MAX(D4:D11) yang kemudian ditekan tombol Enter untuk mendapatkan hasilnya.

• MIN

Selain rumus MAX, di dalam program Excel ini juga memiliki rumus MIN yang fungsinya adalah kebalikan dari rumus MAX. Jika MAX untuk mencari nilai tertinggi, makan rumus MIN untuk mencari nilai terendah di dalam sekumpulan data numerik pada sheet Excel. Penulisannya yaitu

=MIN(number1, number2, …)

Dan number1, 2, … itu merupakan kumpulan data numerik yang akan dicari nilai terendahnya. Misalnya di dalam sheet Excel yang dibuat untuk mencari nilai terendah dari A2 sampai A6 maka rumusnya adalah =MIN(A2:A6) kemudian tekan Enter maka hasil nilai terendah akan didapatkan.

• Count

Untuk rumus Count berfungsi untuk menghitung jumlah data dalam suatu kumpulan yang dipilih. Bentuk umum menuliskan rumus count ini adalah

=COUNT(number 1, number 2, ….)

dan number 1, number 2, … adalah kumpulan data yang akan dihitung berapa jumlah datanya. Contohnya bisa dilihat dari sekumpulan data dari A2-A10 maka rumusnya =COUNT(A2:A10) dan tekan Enter.

• Logika IF

Pada Excel terdapat suatu rumus yaitu Logika IF, dimana rumus tersebut akan digunakan jika data yang akan dimasukkan memiliki suatu kondisi tertentu. Seperti misalnya pada data A1=1, akan didapatkan hasil 2, bila itu tidak didapatkan hasil yang demikian, maka nilainya adalah 0. Untuk fungsi ini biasa akan dibantu oleh pembanding seperti lambang fungsi =(sama dengan), <(lebih kecil). >(lebih besar), <=(lebih kecil sama dengan), >=(lebih besar sama dengan), <>(tidak sama dengan). Sedangkan untuk penulisannya yaitu,

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false).

Pada rumus tersebut bisa diartikan bahwa ekspresi dari logika tersebut bernilai benar. Untuk itu perintahnya pada value_if_true akan dijalankan. Apabila salah, maka perintah value_if_false maka akan dijalankan juga.

Microsoft Word

A.     Pengertian Microsoft Word

          Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata yang sangat populer pada saat ini, Aplikasi yang dikembangkan oleh microsoft ini terdapat dalam satu paket microsoft office yang berisi microsoft word, microsoft excel, microsoft power point, microsoft office publisher microsoft office access dan lain-lain.. Akan tetapi dari sekian banyak ini paket yang ditawarkan microsoft word yang paling sering dipakai oleh kebanyakan orang selain microsoft excel dan power point. Dalam perkembangannya microsoft word mengalami banyak perkembangan dari tahun ke tahun mulai dari microsoft word 1998, microsoft word 2003, microsoft word 2007, microsoft word 2010 dan microsoft word 2013. Dengan perkembangan tersebut microsoft telah menambahkan database dan tool yang baru untuk menyempurnakan agar microsoft word lebih mudah untuk digunakan. Dengan microsoft word dapat memudahkan kerja manusia dalam melakukan pengetikan surat maupun dokumen lain

B.     Manfaat Microsoft word
 Adapun manfaat dari microsoft word adalah sebagai berikut:
        1.   Memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan
              Dengan microsoft word kita bisa membuat dokumen sesuai dengan yang kita inginkan dan kita bisa mengedit dan merubah jika terjadi kesalahan sebelum dicetak. Anda juga bisa membuat tabel dengan variasi sesuai dengan yang anda inginkan.

        2.   Menghemat Waktu dalam Pekerjaan
              Dengan kita menggunakan microsoft word kita dapat menghemat waktu dalam pekerjaan kita, kita bisa menggunakan fungsi mail marge untuk membuat surat massal sehingga dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan harus mengetik atau menulis satu per satu surat yang akan dicetak.

       3.   Menghemat Kertas dan Biaya.
             Dengan microsoft word kita dapat menghemat kertas yang digunakan karena kita bisa menyimpan hasil pekerjaan kita dalam bentuk file sehingga tidak memerlukan banyak kertas untuk mencetak dokumen untuk archive dan juga akan lebih menghemat biaya operasional.

C.     Fungsi Control Pada Keyboard

1. Ctrl + A : Select All
2. Ctrl + B : Bold
3. Ctrl + C : Copy
4. Ctrl + D : Font
5. Ctrl + E : Center Alignment
6. Ctrl + F : Find
7. Ctrl + G : Go To
8. Ctrl + H : Replace
9. Ctrl + I : Italic
10. Ctrl + J : Justify Alignment
11. Ctrl + K : Insert Hyperlink
12. Ctrl + L : Left Alignment
13. Ctrl + M : Incrase Indent
14. Ctrl + N : New
15. Ctrl + O : Open
16. Ctrl + P : Print
17. Ctrl + Q : Normal Style
18. Ctrl + R : Right Alignment
19. Ctrl + S : Save / Save As
20. Ctrl + T : Hanging Indent
21. Ctrl + U : Underline
22. Ctrl + V : Paste
23. Ctrl + W : Close
24. Ctrl + X : Cut
25. Ctrl + Y : Redo
26. Ctrl + Z : Undo
27. Ctrl + 1 : Single Spacing
28. Ctrl + 2 : Double Spacing
29. Ctrl + 5 : 1,5 lines
30. Ctrl + Esc : Start Menu
31. F1 : Menjalankan fungsi pertolongan yang disediakan pada Word pada ruler horizontal
32. F2 : Megubah nama suatu file/folder
33. F3 : Menjalankan perintah AutoText
34. F4 : Mengulangi perintah sebelumnya
35. F5 : Menjalankan perintah Find and Replace atau Goto
36. F6 : Menjalankan Perintah Other Pane
37. F7 : Memeriksaan kesalahan ketik dan ejaan teks (spelling)
38. F8 : Awal perintah penyorotan/pemilihan teks atau objek
39. F9 : Mengupdate Field (Mail Merge)
40. F10 : Mengaktifkan Menu
41. F11 : Memasukkan field berikutnya (Mail Merge)
42. F12 : Mengaktifkan dialog Save As
43. Esc : Membatalkan dialog / perintah
44. Enter : Melaksanakan pilihan atau mengakhiri suatu paragraf
45. Tab : Memindahkan teks sesuai dengan tanda tab yang ada

D.     Fungsi Toolbar Pada Microsoft Word

       

         Menu File

1. New = Membuat Dokumen baru
2. Open, = Membuka file dari peranti / media penyimpan
3. Close = Menutup jendela dokumen aktif
4. Save = Menyimpan dokumen yang masih aktif
5. Save As = Menyimpan dokumen yang belum mempunyai nama atau mengganti nama file dokumen yang akan disimpan
6. Save As = Menyimpan dokumen dalam bentuk halaman web
7. Web Page = melihat contoh tampilan halaman web yang dibuat dan yang akan dicetak
8. Page Setup = Mengatur halaman dokumen yang akan dicetak
9. Print Preview = Melihat contoh hasil dokumen (margins, ukuran kertas) sebelum dicetak melalui printer
10. Print = Mencetak dokumen
11. Send To = Mengirim dokumen
12. Properties = Membuat ringkasan dari dokumen yang aktif
13. Exit = Keluar dari Word sebelum menutup semua dokumen

         Menu Edit

1. Undo = Membatalkan perintah yang terakhir dilakukan
2. Repeat = Mengulangi perintah terakhir yang sebelumnya dibatalkan melalui perintah undo
3. Cut = Memotong sebagian atau seluruh data
4. Copi = Menyalin data
5. Paste = Menyisipkan / meletakkan hasil copi dan cut
6. Paste Special = Fasilitas pendukung perintah cut dan copi terhadap hyperlink pada dokumen
7. Clear = Membersihkan atau menghapus semua data yang ada di dokumen
8. Select All = Memilih (memblok) seluruh isi dari dokumen
9. Find = Mencari data pada dokumen
10. Replace = Menggantikan data pada dokumen dengan data baru
11. Go to = Berpindah ke halaman tertentu dari dokumen bagian – bagian dari dokumen atau footnote
12. Link = Menampilkan atau mengubah setiap link yang ada di file dokumen
13. Objek = Mengedit objek yang berasal dari insert yang berhubungan dengan link (objek Clipart, dll

          Menu View

1. Normal = menampilkan dokumen dalam status normal
2. Web Layouts = menampilkan dokumen dalam layouts web
3. Print Layouts = menentukan dokumen dalam layouts cetak
4. Outline = menampilkan struktur dokumen
5. Toolbar = memunculkan toolbar words
6. Ruler = memunculkan mistar dokumen
7. Dokumen map = memunculkan bagian dari sub bagian dari dokumen pada jendela tersendiri
8. Header dan Footer = membuat header dan footer sebagai efek cetakan
9. Comments = menampilkan toolbars reviewing dan comment pada dokumen
10. Footnotes = menampilkan cetakan kaki dokumen
11. Fullscreen = menampilkan dokumen satu tayangan penuh
12. Zoom = mengubah ukuran penampilan dokumen words

          Menu Format

1. Font = mengatur tampilan font yang digunakan dalam dokumen
2. Paragraph = mengatur paragraph
3. Bullet and Numbering = mengatur pemberian tanda dan penomoran item
4. Border and Shading = mengatur batas-batas dan pembuatan efek bayangan
5. Columns = mengatur laju kolom dalam dokumen
6. Tabs = mengatur letak tabulasi dokumen
7. Changecase = mengubah huruf capital
8. Background = mengatur warna latar belakang dari dokumen
9. Theme = mengganti style dokumen
10. Frames = mengatur frames
11. Autoformat = mengatur secara otomatis
12. Style = mengatur style paragraph

         Menu Tools

1. Spelling and Grammar = memeriksa ejaan pada kata dokumen
2. Language = mengatur penggunaan bahasa
3. Wordcount = penghitungan jumlah halaman huruf, kata dan paragraph
4. Autocorrect = untuk menggabungkan dokumen
5. Trackchanges = melihat pengubahan data yang dilakukan berdasarkan waktu, siapa dan dimana pengubahan itu terjadi di dalam jaringan computer
6. Protect Document = mengamankan atau memproteksi dokumen online
7. Collaboration = menyusun dan mengadakan pertemuan beserta dengan jadwalnya, fasilitas ini terdiri dari MeetnNow, Schedule Meeting dan Web Discussion
8. Mailmerge = menggunakan fasilitas mailmerge
9. Envelope and Lables = pembuatan surat dan label
10. Letter Wizzards = membuat surat dengan fasilitas bantuan dan word
11. Macro = membuat atau menjalankan program macro, mengedit atau menghapus macro
12. Templates and Add Ins = mengaktifkan atau menonaktifkan program Add and Templates Word
13. Costumade Menta Toolbars = menambahkan command baru, membuat menu dan toolbars sesuai dengan keinginan pengguna
14. Options = pilihan dalam pengaturan

        Menu Table

       Menu yang berhubungan dengan pembuatan table dalam dokumen. Dengan submenu sebagai berikut :

1. Drawtable = membuat table dengan menggambar
2. Insert = menyisipkan table
3. Delete = menghapus data
4. Mergecells = menggabungkan sel-sel dalam table
5. Splitcels = memisahkan sel-sel dalam table
6. Convert = mengkonversi table kedalam teks atau sebaliknya
7. Sort = mengurutkan data dalam table
8. Table Property = menampilkan rangkuman dalam table

         Menu Window

1. New Windows = memperlihatkan dokumen yang sedag di edit pada jendela baru
2. Arrange All = mengatur jendela dari dokumen
3. Split = membagi dokumen menjadi beberapa bagian

        Menu Help

1. Microsoftword Help = menampilkan fasilitas office assistantk, dengan nama logo berturut seperti berikut eClippi, thedort, F1, Thedinius, Oficelogo, Mothernature, Links dan rocki Show Office assistant melihat keterangan dan topic terpilih secara langsung tanpa melalui fasilitas help
2. What’this ? =  memberikan penjelasan dan fungsi word dengan menampilkan teks pada toolbars
3. Office on the web = koneksi internet pada situs office pada Web
4. Detect and Repair = mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pada word
5. About Microsoft = melihat penjelasan tentang Word dan konfigurasi computer yang digunakan

Otomatisasi Perkantoran

      1.    Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi. 

    2.    Manfaat Otomatisasi Kantor

1.     Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :

2.     Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

3.     Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

4.       Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah

5.      Pemecahan masalah kelompok/tim.

6.     Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

7.     Sebagai pelengkap bukan pengganti.

8.     Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.

9.     Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

10. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

       3.    Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1.     Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

2.     Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

3.     Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

4.     Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .

5.     Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

6.     Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

7.      Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

    4.     Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor 

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat diuraikan sebagai berikut :      

1.    Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

2.     Sistem Kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

3.     Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan  sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4.     Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

5.     Sistem Elektronik Formal, sistem yang  didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM

6.     Sistem Elektronik Informal, sistem yang  tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS.